תכנון מקדים הוא הדרך שלכם להפוך משאלת לב למציאות בהפקת אירוע מנצח על פי הקונספט המבוקש. בין אם מדובר בחגיגה פרטית או במאורע עסקי, חשוב שתסגרו מבעוד מועד את כל הפרטים החשובים – קטנים כגדולים ותצאו לדרך כאשר אתם יודעים לקראת מה אתם הולכים ויש לכם את האמצעים הדרושים לביצוע המשימה.
כיצד מתכננים אירוע מנצח צעד אחר צעד? לפניכם עצות זהב לארגון אירוע שכולם ידברו עליו!
מתמקמים על המפה לקראת החגיגה
גבשו את רשימת המוזמנים על מנת להפיק תובנות חשובות לאירוע. למשל, היכן כדאי לקיים אותו. אם מרבית המוזמנים הם מאזור המרכז, אין ספק שכדאי לבחור אולם אירועים במרכז הארץ במקום קרוב ונגיש, שסמוך לערוצי תחבורה ראשיים, כך שיהיה קל להגיע מכל הכיוונים.
בדקו שאכן יש בקרבת המקום רכבת, תחנות אוטובוס וחניון מסודר.
גיבוש רשימת המוזמנים יסייע לכם גם להבין באיזה גודל אירוע מדובר – גדול וגרנדיוזי או מצומצם ואינטימי ולבחור אולם שיכיל את כמות המשתתפים במידה ומדובר בחגיגה גדולה או לא ירגיש ריק במידה ובחרתם באירוע קטן.
המודל המבוקש לאירוע מוצלח
החליטו לפי הטיימינג של האירוע ותנאי מזג האוויר האפשריים אם לבחור במקום פתוח או סגור או כזה שמשלב בין מרחב סגור למרחב חיצוני, על מנת שתוכלו ליהנות משני העולמות באירוע אחד.
בחרו מקום מסוגנן ואטרקטיבי שמעוצב לפי הטרנדים העכשוויים ושיתאים לאופי וסוג האירוע, כמו למשל, חופה דקורטיבית לחתונה וריהוט אלגנטי לזמן הסעודה, טרקלין נינוח למינגלינג בין המוזמנים.
התייחסו לטכנולוגיה מתקדמת שתבוא לידי ביטוי במערכת סאונד משוכללת ואפקטים של תאורה ואבזור להקרנת מצגות או קליפים, רחבה שתתאים כרחבת ריקודים ורקע של טבע עשיר שעוטף בשלווה. בדקו שאכן האולם זמין בתאריך המבוקש והחליטו גם על השעות של האירוע.
לטפס לפסגת הקולינריה
בשנים האחרונות מזון של אירועים עבר מהפכה משמעותית מאוכל קז'ואל לחוויית גורמה משובחת. בבחירת אולם במרכז, כדאי לוודא שהמקום אכן מגיש סעודות מרשימות ואם יש גימיקים או אטרקציות שמעצימים את ההנאה כמו מטבח פתוח המהווה מעין חלון ראווה, כשניתן להציץ ממנו לעבר מה שמתרחש במטבח מאחורי הקלעים ולחזות בתהליך הרכבת ובניית המנות, קישוטן והצלחות – חוויה מיוחדת לכל סועד.
גבשו את התפריט על פי הרצונות, העונתיות, המלצת השף ושימו לב שאכן מדובר בקומפוזיציה מעניינת ופרזנטציה פוטוגנית, כי היום המנות עולות מיד לאינסטגרם.
הצלם שלוכד את הרגעים המאושרים
לבחירת צלם לברית חשיבות רבה בהפקת הזיכרונות מתוך האירוע וכדאי לשריין מראש צלם מקצועי מומלץ, שידע ללכוד עבורכם את הרגעים המאושרים ולהפוך את הצילום לחוויה מעצימה בפני עצמה.
בדקו את תיק העבודות של הצלם, זמינות, ציוד ומהי העלות והאם ניתן לשדרג את צילום הסטילס גם בצילום מגנטים המהווים מזכרת נפלאה לכל אורח והן לבעלי השמחה.
כדאי לבחור צלם שידע לזרום אתכם ולקבץ את המוזמנים לצילומים משותפים אך גם לצלם בטבעיות תוך כדי תנועה, כדי שיהיה לכם אוסף מרשים של תמונות לבחור מתוכן את הפייבוריטיות שלכם.
מגדירים תקציב ולוחות זמנים
תקציב מהווה פקטור חשוב בארגון אירוע, כי אינכם רוצים לחרוג מגבולותיו. החליטו כמה כסף אתם מקצים לטובת האירוע כולו וכמה לכל גורם באופן נפרד – לאולם, לצלם, למפעילי אטרקציות, לתקליטן, למעצבים ולכל מי ששותף להצלחה. כדאי להשאיר תמיד סכום פנוי מהתקציב בצד למקרה חירום ולמצבים בלתי צפויים.
החליטו גם על לוחות זמנים וסדרו את סדר העדיפויות שלכם בדרך כזאת שתאפשר לכם לעמוד בכל המשימות ולהגיע לתוצאה הטובה ביותר – אירוע מהנה ומושקע.